Aprender a utilizar la bandeja del correo electrónico

Me preocupa el uso de la web 2.0 y las aplicaciones que pueda tener en la mejora de las organizaciones, pero a veces olvido que, en realidad, carecemos de las bases.

Por mi parte, estoy empezando a conocer todo este mundo de las redes sociales, los blogs y demás familia. La realidad es que, muchas de las personas que trabajan en mi entorno apenas si abren el correo electrónico, jamás han oído hablar de facebook y eso de los ordenadores les da bastante de lado, si es que tienen acceso a uno.

La lectura del artículo de Jaime Bacás en rrhhmagazine.com sobre la bandeja de entrada del correo electrónico me ha hecho darme cuenta: no tengo ni idea sobre gestionar algo tan simple como los mensajes que recibo diariamente.

Vamos, que de incompetente inconsciente he pasado a incompetente consciente. Como no quiero quedarme ahí, me apunto las orientaciones que nos proporcionan:

Accionar correo-e

Accionar es ejecutar la acción solicitada en el mensaje. Puede ser leer su contenido para tu información, re-enviar a otros, delegar esa acción total o parcialmente, contestar, preparar un informe, etc.

Mi recomendación es la que aprendí de David Allen. La simple regla (o criterio) de los “dos minutos”. Si la acción solicitada puedes completarla en menos de dos minutos, hazla inmediatamente. Si calculas que te llevará más de dos minutos anótala en tu Lista de Tareas Pendientes (LTP) para realizarla en otro momento que decidirás posteriormente o, directamente en tu Calendario si tiene una fecha límite que aceptas. En cualquiera de los casos ya puedes decidir si quieres archivar o eliminar el mensaje. El mensaje ha abandonado la BE.

Eliminar (o archivar) correo-e

Una vez accionado un correo-e, tanto sea porque la acción ha sido realizada o aplazada su ejecución y anotada en tu LTP o en el Calendario, sólo tienes que decidir si el correo-e tiene valor para ser conservado. Lo archivas en caso afirmativo y lo eliminas si es negativo.

Un solo clic o un “arrastrar y soltar” hace realidad la desaparición del correo-e de tu BE.

Resumen

No es productivo releer varias veces el mismo correo-e, ni utilizar la BE como si fuera otra lista de tareas pendientes, ni como sistema de archivo.

La BE es sólo la sala de espera de tu correo-e entrante.

Procesar es completar la acción solicitada en el correo-e (o extraerla y transferirla al Calendario o LTP para realizarla en otro momento) y eliminar (o archivar) el mensaje.

De esta forma puedes conseguir tener tu BE Cero todos los días.



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